24 Monate Swissbau: Ein Blick hinter die Messe-Kulissen

Publiziert am 03.08.2016 von Christoph Spangenberg

Die Swissbau ist alle zwei Jahre der wichtigste Branchentreffpunkt der Bauwirtschaft in der Schweiz. Für das Team bedeutet das: Fünf Tage Ausnahmezustand. Aber was passiert eigentlich in den 23 Monaten zwischen zwei Messen? Ein Blick hinter die Kulissen. 

Das Team der Swissbau (MCH Group)

  • Rückblick: War die Messe ein Erfolg?

  • Wie der Businessplan entsteht

  • Aussteller und Sponsoren von neuem für die Messe gewinnen

  • Besucher begeistern: die Kommunikation beginnt

  • Der Aufbau, die logistische Herausforderung

  • Endlich geöffnet! Fünf Tage Ausnahmezustand

Vorbei! Die Stunden und Tage danach

Sobald die Hallen geschlossen sind, geht es um den reibungslosen Abbau. Einige Tage später findet, ähnlich wie bei einer Wohnungsübergabe, die Übergabe der Halle statt. "Hier wird geprüft, ob alles sauber ist, keine Abfälle mehr zu entsorgen sind und ob es Schäden an der Halle gibt", sagt Muriel Mangold, Head Communications Swissbau. Es folgen Debriefings und finale Abrechnungen. Die Schlussabrechnung mit der Finanzabteilung der MCH Group verrät, ob die Messe auch die quantitativen Ziele erreicht hat.

Bis 6 Monate danach: die Auswertung

Waren die Kunden mit ihrem Messeauftritt zufrieden? Werden Sie an der nächsten Swissbau wieder dabei sein? Das Messeteam bespricht sich mit Ausstellern und Partnern wie Medien, Verbänden und Sponsoren. Die Aussteller- und Besucherbefragung werden ausgewertet.

18 Monate vor der Messe: der Businessplan muss stehen

Für den Businessplan werden die gewonnen Einblicke und Daten analysiert. "Unser Cockpit für diesen Strategie-Prozess ist das 5-C-Modell", erklärt Kommunikationschefin Mangold. "Hier prüfen wir auf Basis der Parameter Commerce, Content, Community, Context sowie Communication, wo strategische, konzeptionelle oder prozessorientierte Anpassungen nötig sind und in welchen Bereichen wir auch bei der nächsten Messe noch gut aufgestellt sind."

Parallel dazu läuft der teaminterne Austausch in Workshops, Sitzungen und bilateralen Gesprächen. Mangold: "Diese Phase ist sehr kreativ, hier wird einiges entwickelt und definiert, manchmal aber auch wieder verworfen."
Mit dem konsolidierten Businessplan definiert das Team die strategischen Stossrichtungen, die quantitativen und qualitativen Ziele sowie Einzelmassnahmen – erneut strukturiert nach den 5C's.

Das 5C-Modell im Video- Die Vorteile von Live Marketing an Messen im digitalen Zeitalter:

Noch 14 Monate: Aussteller, Partner und Sponsoren begeistern

Zeit für Detailkonzepte, Projektmanagement und Akquise. Möglichst früh versucht das Team, die grossen Aussteller sowie Partner und Sponsoren für die Messe zu gewinnen. Parallel ist die Kommunikationsstrategie auf dem Prüfstand: Was muss sich ändern? Sind eine neue Strategie oder Konzepte für neue Kommunikationskanäle nötig? "In den letzten vier Jahren haben wir vor allem im digitalen Bereich Neues gewagt und viel investiert", sagt Mangold. In den Swissbau Blog, Eventreports, Newsletter-Marketing, die Swissbau App, Livestreams, Suchmaschinenwerbung und  die intensive Nutzung von Social Media.

Die anhand des 5-C-Modells definierten Ziele und Massnahmen werden nun umgesetzt. Im Ausstellungsbereich geht es darum, in den verschiedenen Bereichen ein möglichst repräsentatives Angebot vor Ort zu haben. Im Bereich Content geht es primär um die Inhalte rund um den Swissbau Focus, dem Veranstaltungs- und Networking-Format. Diese werden in enger Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern erstellt.

Nichts geht in der Vorbereitung ohne den intensiven Austausch mit Ausstellern, Verbänden, Institutionen, Experten und Medien. "Das ist wichtig, um am Puls des Geschehens zu sein, Trends zu erkennen und diese innerhalb der Messe sicht- und erlebbar zu machen", sagt Mangold.

Noch 12 Monate: Akquise und Kommunikation

Ein Jahr vor der Messe geht es Schlag auf Schlag: Budgetierung der Messe, Erstellung und Versand der Ausstellerunterlagen, Akquise von weiteren Ausstellern, Partnern, Sponsoren und Medien, Aktualisierung der Website. Die Kommunikation über die digitalen Kanäle beginnt. 

Noch 9 Monate: Beginn der Platzierungen

Je früher sich die Aussteller anmelden, desto sicherer ist, dass sie den gewünschten Platz in der Halle erhalten. 

Swissbau, Messe Basel (MCH Group)

Noch 6 Monate: Start Besucherkampagne und Medienarbeit

Höchste Zeit, potenzielle Besucher für die anstehende Messe zu begeistern. Welche Highlights und Inhalte gibt es? Welche Aussteller sind dabei? Besucherkampagne und Medienarbeit beginnen: Inserate in Fachmedien, Spezialbeilagen in Publikumszeitungen, Versand des Swissbau Magazins, Radio-Sponsoring, Plakate, Social Media, Suchmaschinenwerbung, Newsletter und mehr.

Ebenfalls an der Reihe: die Planung des Logistikprozesses, die Organisation von Security und Hostessen sowie die teilweise Prüfung der Standbaukonzepte und Freigabe an die Aussteller.

Noch 1 Monat: die logistische Herausforderung

Der Aufbau beginnt. Bei mehr als 1'000 Ausstellern geht das nur gestaffelt. Die grossen Firmen beginnen bereits Mitte Dezember. Jeder Messestand besteht aus Tonnen an Material. Wände und Decken, Böden und Leuchten, Traversen und Möbel und natürlich die Produkte: Fassadenelemente, Fenster, Türen, Materialien wie Stahl, Beton oder Holz. Aber auch Geräte und Installationen aus dem Bereich Gebäudetechnik und ganze Küchen oder Badezimmer.

Noch 1 Woche: die intensive Phase beginnt

Die Product Manager sind fast nur noch in den Hallen unterwegs. Läuft alles nach Plan? Wird Hilfe benötigt? 

Noch 1 Tag: "let the show begin"

Mehr als eineinhalb Jahre Vorbereitung und Wochen des Aufbaus sind vorbei, in wenigen Stunden öffnet die Swissbau. Am Vorabend der Messe trifft sich das Team zum traditionellen Nachtessen und anschliessendem Rundgang durch die Hallen. "Obschon die Anspannung dann schon sehr hoch ist, geniessen wir den Moment und freuen uns über die tollen Stände und Inszenierungen der Aussteller", sagt Kommunikationschefin Mangold. Und dann, in der Nacht vor Eröffnung, werden in den Hallen die Teppiche verlegt. Die Show kann beginnen.

Bundesrat Ueli Maurer an der Swissbau 2016 (MCH Group)

Die Messe ist geöffnet: 5 Tage Ausnahmezustand

Medienorientierung und Rundgänge, Veranstaltungen und Interviews: Das Team eilt von einem Termin zum nächsten. Messe- und Verkaufsleiter sowie Product Manager sind meist bei den Kunden unterwegs. So gibt es eine direkte Rückmeldung, wie die Messe läuft und wo zusätzliche Unterstützung nötig ist.
Dass Kommunikationsteam kümmert sich um Medienanfragen, die Medienpartner und Sponsoren. Zwei Kamerateams, drei Fotografen und drei Journalisten sind für die Swissbau im Einsatz. So können interessante Inhalte und Eindrücke von der Messe und deren Veranstaltungen im Livestream, als Blogposts, Eventreports, Newsletter und Social-Media-Postings veröffentlicht werden. Jeden Morgen vor Türöffnung tauscht sich das Team aus. 

Swissbau, Messe Basel (MCH Group)

Der letzte Messetag: ein bisschen Wehmut

In wenigen Stunden ist es schon wieder vorbei. Letzte Kundenbesuche stehen an, ein letzter Blick auf das eine oder andere Highlight, das Warten auf die Besucherzahlen. Am Abend wird der Schlussbericht als Newsletter an Aussteller, Medien und Besucher verschickt. Der Abbau beginnt. "Wir stossen dann gemeinsam an, tauschen Anekdoten aus und freuen über fünf tolle, unvergessliche Messetage", sagt Mangold. Bevor mit der Nachbereitung wieder die Vorbereitung der nächsten Messe beginnt.

Mehr zur Swissbau: www.swissbau.ch


Christoph Spangenberg

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