Hybride Kongresse: Wie Live-Events von virtuellen Erweiterungen profitieren

Publiziert am 18.07.2017 von Christoph Spangenberg

Hybride Kongresse sind eine Mischform aus realem Kongress und virtuellem Content. Veranstalter können dadurch das Teilnehmerfeld stark vergrössern und gleichzeitig die Kosten minimieren, die Teilnehmer ortsunabhängig dabei sein. Welche weiteren Vorteile hybride Veranstaltungen bieten, wann sie sich lohnen und wie ein hybrider Kongress in der Praxis aussehen kann, erklärt Anton Bürgisser, Leiter Veranstaltungstechnik des Congress Center Basel. 

Congress Center Basel (MCH Group)

Was ist eigentlich ein hybrider Kongress bzw. ein Hybrid-Event?

Bei einem hybriden Kongress oder einer hybriden Tagung wird die Veranstaltung vor Ort um einen virtuellen Teil ergänzt. Es ist also eine Mischform aus realem Kongress und virtuellem Content. So können auch Menschen teilnehmen, die nicht live vor Ort anwesend sind. Dabei wird die Veranstaltung, beispielsweise aus dem Congress Center Basel, live ins Internet übertragen und die Teilnehmer können sich ortsunabhängig per Computer oder Mobile Device einloggen. Zusätzlich können auch Inhalte von nicht anwesenden Personen per Videokonferenz in das Kongresszentrum übertragen werden, zum Beispiel Vorträge und Präsentationen von Referenten. Technik wie beispielsweise Ciscos WebEx ermöglicht auch bei hybriden Kongressen interaktive Sessions, an denen sich alle Teilnehmenden beteiligen können. So können sie kommunizieren, gemeinsam arbeiten und auf Informationen und weiteren Content zugreifen.

Welche Vorteile bieten hybride Kongresse noch und wann machen sie für Veranstalter Sinn?

Hybride Kongresse bieten sich für alle internationalen Kongresse an. Veranstalter können das Teilnehmerfeld vergrössern und die Reichweite erhöhen und dabei gleichzeitig Kosten minimieren. Leute aus aller Welt können einfach online teilnehmen und entscheiden, welche Inhalte sie konsumieren, ohne für Reisen Zeit investieren zu müssen. Zudem können Experten, bei denen viele häufig einen sehr vollen Terminkalender haben, als Referent von ausserhalb zugeschaltet werden. Ein weiterer Vorteil: Sämtliche aufgenommenen Inhalte können digital gespeichert und später als On Demand Content zur Verfügung gestellt werden. Auch Sponsoren erhalten eine attraktive Plattform, auf denen sie ihre Inhalte effektiver platzieren können.

Die Möglichkeiten von hybriden Kongressen und Meetings sind unzählig. Am Ende geht es aber stets darum, was der Kunde erreichen möchte. Deshalb sprechen wir im Vorfeld mit dem Kunden die Ziele ab und stellen dann Konzept und Equipment zur Verfügung, damit diese erreicht werden.

Wie sehen hybride Kongresse in der Praxis aus?

Vor kurzem war die CLINAM, die European Foundation for Clinical Nanomedicine, mit rund 1'000 Teilnehmern zu Gast. An einer hybriden Begleitveranstaltung im Bereich Gesundheitspolitik nahmen 25 Leute vor Ort sowie Organisationen aus 18 Ländern online teil. Dabei wurden die Referate aus dem CCB online gestreamt und die zugeschalteten Teilnehmer konnten sich interaktiv beteiligen.

Ein weiteres Beispiel: Ein internationales Unternehmen hat bei uns in eigens gebrandeteten Räumen Webinare mit 25 Referenten aufgenommen. Angeschaut wurden diese von rund 500 Mitarbeitern des Unternehmens in ganz Europa. Bei der zusätzlich live aus dem Kongresszentrum ins Internet übertragenen Diskussion konnten sich dann alle Teilnehmer beteiligen.

Beide Kunden konnten ihre Ziele vollständig erfüllen und waren dementsprechend begeistert. 

Gibt es auch Nachteile von hybriden Kongressen?

Das Virtuelle kann natürlich den persönlichen Kontakt und das Liveerlebnis von Kongressen und Ausstellungen nicht ersetzen. Zudem muss der Schutz und die Sicherheit der Daten geklärt sein.

Wie nimmt man an hybriden Kongressen teil?

Entweder live vor Ort oder virtuell. Dann loggt man sich über eine Webseite oder App ein. Es gibt auch interaktive Sessions, bei denen sich alle Teilnehmer aktiv beteiligen und beispielsweise ihren eigenen Screen teilen können.

Wie können die Teilnehmer networken, wenn sie gar nicht richtig anwesend sind?

Das geht problemlos über Social Media und Messenger wie WhatsApp oder Skype. Selbst der klassische Visitenkartenaustausch funktioniert virtuell, zum Beispiel in einer Eventapp. Nur das persönliche Gespräch, das fehlt.

Beobachtet ihr bei Kongressen und Meetings einen Trend zu hybriden Events?

Ja, es gibt eine steigende Nachfrage nach hybriden Events, weil Veranstalter die Teilnehmer nicht mehr unbedingt um die ganze Welt reisen lassen möchten. Stattdessen möchten sie beides anbieten, den realen und den virtuellen Teil. Der reale Teil wird momentan immer noch stärker nachgefragt. Die Kunden kommen ins Congress Center Basel, weil sie zu uns und in die Stadt Basel möchten. Für immer mehr Veranstalter sind die zusätzlichen virtuellen Möglichkeiten allerdings eine weitere Entscheidungsgrundlage in der Wahl der Location und somit für uns ein wichtiger Standortvorteil. Und wenn komplett virtuelle Kongresse und Meetings gefragt sind, sind wir auch dafür ausgerüstet.

Wie ist das Congress Center Basel für hybride Events ausgestattet? 

Wir sind technisch auf dem neuesten Stand und können unseren Kunden jederzeit jegliche Möglichkeit bieten. Neben sämtlichen Möglichkeiten für Kongresse und Meetings vor Ort bieten wir u.a. Möglichkeiten für Streaming, interaktive Sessions über WebEx, Event-Apps, Videoequipment für die Liveproduktion und On Demand Content. Das natürlich in Verbindung mit einer extrem starken Internetverbindung, denn ohne die geht's nicht.

Das > Congress Center Basel liegt mitten in der Stadt Basel, direkt bei der Messe Basel. Es ist das flächenmässig grösste Kongresszentrum in der Schweiz. Die Räumlichkeiten überzeugen mit einer komfortablen Ausstattung sowie mit modernster Technik. Die Hallen der Messe Basel und die Räume des Congress Center Basel lassen sich miteinander kombinieren, was bezüglich Gestaltung und Kapazität eine aussergewöhnliche Flexibilität ermöglicht.

Christoph Spangenberg

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