Congrès hybrides: comment les évènements live profitent des compléments virtuels?

Publié le 18.07.2017 de Christoph Spangenberg

Les congrès hybrides sont une forme mixte qui combine congrès réel et contenus virtuels. Cela permet aux organisateurs d’augmenter considérablement le nombre de participants et de réduire en même temps les coûts. Les participants peuvent y assister indépendamment du lieu. Anton Bürgisser, responsable de la technique événementielle au Congress Center Basel explique les autres avantages des évènements hybrides, le moment propice pour les organiser et l’aspect d’un congrès hybride dans la pratique. 

Congress Center Basel (MCH Group)

Qu’est-ce qu’un congrès hybride ou un évènement hybride?

Lors d’un congrès hybride ou d’une réunion hybride, la manifestation sur place est complétée par un volet virtuel. C’est une forme mixte qui combine congrès réel et contenu virtuel. Par conséquent, les personnes qui ne sont pas présentes en direct sur place peuvent y participer. La manifestation est retransmise en directement sur internet, par exemple depuis le Congress Center Basel et les participants peuvent se connecter, indépendamment du lieu, via un ordinateur ou un appareil mobile. En outre, les personnes absentes peuvent transmettre des contenus au centre de congrès par vidéoconférence, par exemple des exposés et des présentations de conférenciers. La technologie telle que Ciscos WebEx permet également, lors des congrès hybrides, des séances interactives auxquelles tous les participants peuvent assister. Ils peuvent ainsi communiquer, travailler ensemble et avoir accès à des informations et à d’autres contenus.

Quels sont les avantages des congrès hybrides et quand sont-ils appropriés pour les organisateurs?

Les congrès hybrides sont adaptés pour tous les congrès internationaux. Les organisateurs ont la possibilité d’augmenter le nombre de participants, d’accroître la portée et de réduire les coûts. Des participants du monde entier peuvent y assister en ligne et déterminer les contenus à consommer sans être obligés d’investir du temps pour le voyage. Des experts dont plusieurs d’entre eux ont souvent un agenda très chargé peuvent participer en tant que conférencier externe. Un avantage supplémentaire: tous les contenus recueillis peuvent être stockées sous forme numérique et mis à disposition ultérieurement comme contenus à la demande. Les sponsors reçoivent une plate-forme attrayante leur permettant de placer efficacement leurs contenus.

Les possibilités des congrès et de réunions hybrides sont nombreuses. Finalement, ce qui importe toujours, c’est ce que le client voudrait atteindre. C’est pourquoi, nous déterminons auparavant les objectifs avec le client et mettons ensuite à disposition le concept et l’équipement permettant de les réaliser.

Quelle est l’apparence des congrès hybrides dans la pratique?

CLINAM, European Foundation for Clinical Nanomedicine, a accueilli récemment près de 1000 participants. 25 personnes présentes sur place ainsi que des organisations de 18 pays connectées en ligne ont participé à une manifestation annexe hybride dans le domaine de la politique sanitaire. Les exposés ont été diffusés en ligne et les participants connectés ont pu y prendre part de manière interactive.

Un autre exemple: une entreprise internationale a organisé chez nous dans nos propres locaux des séminaires en ligne avec 25 conférenciers. Près de 500 collaborateurs de l’entreprise y ont participé dans toute l’Europe. En outre, tous les participants ont pu prendre part aux discussions diffusées en directement sur internet depuis le centre de congrès.

Les deux clients pouvaient atteindre tous leurs objectifs et étaient par conséquent enthousiastes. 

Les congrès hybrides ont-ils aussi des inconvénients?

Le virtuel ne peut naturellement pas remplacer le contact personnel et l’expérience live durant les congrès et les expositions. La protection et la sécurité des données doivent également être clarifiées.

Comment participe-t-on à des congrès hybrides?

En direct sur place ou virtuellement. On se connecte via un site web ou une appli. Il existe également des séances interactives durant lesquelles tous les participants prennent part activement et peuvent par exemple partager leur propre écran.

Comment les participants peuvent-ils faire du réseautage s’ils ne sont pas réellement présents?

C’est faisable sans problème, via les réseaux sociaux et Messenger comme WhatsApp ou Skype. L’échange classique de cartes de visite fonctionne aussi virtuellement, par exemple dans une appli. dédiée à l’événement. Seul l’entretien personnel fait défaut.

Pour les congrès et les réunions, observez-vous une tendance aux évènements hybrides?

Oui, il y a une demande croissante d’évènements hybrides parce que les organisateurs ne voudraient plus impérativement faire voyager les participants dans le monde entier. Ils aimeraient plutôt offrir les deux, la partie réelle et la partie virtuelle. La partie réelle est toujours fortement demandée en ce moment. Les clients viennent au Congress Center Basel parce qu’ils souhaitent venir chez nous et à Bâle. Pour de plus en plus d’organisateurs, les possibilités virtuelles supplémentaires sont une autre base de décision pour le choix du lieu et, par conséquent, un atout local important pour nous. Et lorsque des congrès et des réunions entièrement virtuels sont demandés, nous disposons aussi de l’équipement approprié.

Quel équipement le Congress Center Basel dispose-t-il pour les évènements hybrides? 

Nous utilisons les dernières technologies de pointe et pouvons à tout moment offrir toutes les possibilités à nos clients. En plus des ces opportunités pour les congrès et les réunions sur place, nous proposons entre autres des possibilités pour le streaming, les séances interactives via WebEx, les applications pour évènements, l’équipement vidéo pour la production en direct et les contenus à la demande. Tout cela n’est évidement possible qu’en relation avec une connexion internet très puissante.

Le > Congress Center Basel – le plus grand centre de congrès de Suisse par la superficie – se trouve au centre de la ville de Bâle, à côté de Messe Basel. Les locaux sont dotés d’installations confortables et d’équipements techniques. Les halles de Messe Basel et les locaux du Congress Center Basel offrent des possibilités de combinaison permettant une souplesse exceptionnelle en termes d’agencement et de capacité.

Christoph Spangenberg

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